Projektowanie systemu dla firmy jest procesem decyzyjnym. Kod jest dopiero jedną z jego części. Największe straty powstają wtedy, gdy zespół zaczyna od ekranów i funkcji, ale nie ustala, jaki problem ma zostać rozwiązany, kto podejmuje decyzję i po czym poznać poprawę.
1. Opisz cel w jednym zdaniu
Cel powinien mieć związek z działaniem firmy: skrócić obsługę zlecenia, ograniczyć błędy w przekazywaniu danych, przyspieszyć raportowanie albo uporządkować obsługę klienta. „Zbudować nowoczesny system” nie jest celem, tylko nazwą projektu. Dobrze sformułowany cel pomaga odrzucać funkcje, które wyglądają ciekawie, ale nie zmieniają wyniku.
2. Narysuj proces, który istnieje naprawdę
Rozmowa z właścicielem daje kierunek, ale codzienny proces najlepiej poznaje się, obserwując osoby, które wykonują pracę. Zapisz wejście, kolejne decyzje, wyjątki, dane wyjściowe i momenty, w których ktoś kopiuje informacje ręcznie. Warto uwzględnić także sytuacje nietypowe: brak danych, opóźnienie, reklamację lub zmianę priorytetu.
3. Ustal role i odpowiedzialność
Każdy użytkownik powinien widzieć informacje potrzebne do swojej pracy i móc wykonać tylko te działania, za które odpowiada. Role nie są wyłącznie elementem bezpieczeństwa. Dobrze zaprojektowane uprawnienia upraszczają interfejs, ograniczają pomyłki i ułatwiają audyt.
4. Zdefiniuj pierwszy użyteczny zakres
Pierwsza wersja nie powinna być streszczeniem całej wizji. Powinna zamykać jeden ważny przepływ od początku do końca. Zakres warto opisać jako scenariusze użytkownika, dane wejściowe, oczekiwany rezultat i kryterium akceptacji. Dzięki temu łatwiej ocenić postęp niż przez liczbę gotowych ekranów.
Test decyzji: przy każdej funkcji zapytaj, czy bez niej użytkownik nie wykona głównego zadania. Jeśli może, funkcja prawdopodobnie należy do kolejnego etapu.
5. Zapisz kryteria sukcesu
System może być technicznie poprawny i jednocześnie nieużywany. Dlatego przed wdrożeniem ustal miary: czas obsługi, liczba błędów, kompletność danych, częstotliwość użycia lub czas szkolenia nowej osoby. Nie wszystko musi mieć od razu idealną wartość. Ważne, aby po starcie dało się porównać stan przed i po.
Taki proces jest podstawą podejścia Utilite Bronze Core. Najpierw cel biznesowy i prosty rdzeń, potem interfejs i wdrożenie. Technologia jest narzędziem, które ma tę kolejność wspierać.